Nuovo modulo acquisizione prima nota banca
Introduzione e inquadramento
Il modulo “Acquisizione prima nota banca” di ESOLVER Motori permette di importare automaticamente i movimenti bancari e trasformarli in registrazioni contabili.
Questa funzione si inserisce nell’ambito della contabilità finanziaria e ha l’obiettivo di ridurre gli inserimenti manuali, limitare errori e velocizzare la registrazione degli incassi e pagamenti.
Le modalità di acquisizione previste sono due: tramite file (CSV o Excel) fornito dalla banca oppure tramite il collegamento con il modulo Interrogazione Conti Bancari (ICB) di Sportello Cloud.
Nel primo caso è necessario definire e configurare un formato di importazione; nel secondo caso Esolver Motori si occuperà, di acquisire direttamente dalla movimentazione bancaria i movimenti da registrare.
Processo di acquisizione
Il flusso operativo dell’acquisizione si articola in tre fasi principali: acquisizione, gestione e contabilizzazione.
Nella fase di acquisizione i movimenti bancari vengono importati e possono essere associati automaticamente a conti, anagrafiche e partite aperte.
Segue la gestione, in cui l’utente verifica i dati acquisiti, corregge eventuali anomalie e può decidere ulteriori associazioni.
Infine, con la contabilizzazione si procede alla creazione delle registrazioni contabili vere e proprie, con chiusura delle partite finanziarie collegate.
L’intero processo si svolge in un’interfaccia a griglia che funziona come un foglio di lavoro, consentendo modifiche puntuali o massive.
Configurazioni necessarie
Per sfruttare al meglio il modulo occorre impostare alcune configurazioni.
Nel caso di acquisizione da ICB è fondamentale l’allineamento tra l’anagrafica banche del gestionale e i conti correnti gestiti su Sportello Cloud tramite Fabrick.
Inoltre, le causali bancarie fornite da Fabrick devono essere riclassificate in causali ABI compatibili con le causali ABI presenti in Esolver Motori, così da garantire corretta integrazione e contabilizzazione.
Per l’acquisizione da file invece è necessario predisporre un formato di importazione, basato sul dizionario “Incassi da estratto conto bancario”, che stabilisce struttura e contenuto dei dati.
Sono disponibili formati standard (es. BONIFICI, BONIF02), ma è possibile crearne di personalizzati.
Gestione dei movimenti acquisiti
Una volta importati, i movimenti sono mostrati in una griglia che contiene sia i dati originari della banca sia quelli contabili associati.
Ogni movimento assume uno stato (da contabilizzare, contabilizzato, da non contabilizzare) e un colore:
- Grigio = non associato
- Giallo = collegato per l’intero importo
- Rosso = collegato ma con acconto
- Verde = controllato e pronto per la contabilizzazione
che segnala l’esito delle associazioni.
Gli utenti possono intervenire per associare scadenze, scomporre un importo su più conti (ad esempio per rate di mutuo che comprendono capitale, interessi e spese), oppure impostare che un movimento non debba essere contabilizzato.
Sono previsti strumenti di ricerca e filtri avanzati, funzioni di stampa per il controllo, oltre alla possibilità di eliminare intere acquisizioni in qualsiasi momento.
Una volta gestate le opportune associazioni di conti e/o partite e gestita la fase di controllo dei movimenti è successivamente possibile direttamente da tele videata procedere alla creazione delle scritture di prima nota banca
Vantaggi e conclusioni
L’utilizzo del modulo comporta numerosi vantaggi:
– Automazione del processo di importazione e riduzione del lavoro manuale.
– Maggiore affidabilità e coerenza nella registrazione dei movimenti.
– Integrazione con sistemi bancari attraverso Sportello Cloud e Fabrick.
– Flessibilità di configurazione per adattarsi alle diverse esigenze aziendali.
– Gestione semplificata di casi complessi come la scomposizione dei movimenti e l’associazione alle scadenze.