La conservazione digitale di documenti informatici, detta anche conservazione sostitutiva, è disciplinata dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dai relativi decreti di attuazione. Il processo una conservazione digitale a norme garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. Nella logica della rivoluzione digitale è possibile conservare la copia digitale del documento in sostituzione alla sua copia cartacea, per questo appunto la conservazione digitale è detta anche conservazione sostitutiva.

Per quali documenti informatici è obbligatoria la conservazione?

Tutti i documenti prodotti in azienda che hanno un valore dal punto di vista legale e/o amministrativo, devono essere conservati secondo normativa. Pensiamo per esempio alle fatture: questo tipo di documento viene generato di frequente e nel giro di poco tempo è possibile avere numerose fatture da conservare secondo norma, siano esse fatture cartacee che fatture elettroniche. Infatti la conservazione non consiste nella semplice archiviazione.

Come si conserva digitalmente

La conservazione è definita come un processo che sta a monte dell’archiviazione, infatti non basta collocare un documento in uno spazio (che sia fisico o virtuale) per dire che il documento sia conservato.

Come per la conservazione dei documenti fisici, è necessario apporre una marca da bollo sul documento per attestarne la data. Nel processo di conservazione digitale al documento va apposta la firma digitale a garanzia dell’originalità del documento e la marca temporale che ne attesta data e ora certa.

Il processo di conservazione digitale dei documenti fiscali e delle scritture contabili deve essere concluso entro 3 mesi dal termine ultimo di trasmissione delle dichiarazioni. Con riguardo per esempio alle fatture elettroniche emesse e ricevute nel corso del 2019, salvo eventuali proroghe, queste dovranno essere conservate entro il 28 febbraio 2021.

La conservazione digitale può svolgersi secondo almeno due modalità: in house oppure in outsourcing esternalizzando il servizio ad un operatore specializzato. Nel primo caso, si potrà impiegare una soluzione on premise (i.e. software installato su un computer locale) oppure fruibile in modalità cloud computing, ed il processo di conservazione digitale viene eseguito direttamente dall’azienda, ed è quindi necessario maturare all’interno dell’organizzazione le necessarie competenze, oltre che attrezzarsi sia in termini di infrastrutture tecnologiche che di sicurezza informatica. In caso di conservazione digitale eseguita in outsourcing, il servizio sarà demandato ad un conservatore esterno in grado di assicurare alti livelli in termini di qualità e di sicurezza dei servizi prestati.

I documenti digitali che si possono conservare

I documenti digitali che si possono conservare sono tutti quei documenti che hanno un valore legale o amministrativo che siano in formato elettronico (fatture elettroniche, PEC, foto e video), ma anche documenti cartacei che siano stati opportunamente scansionati. Una volta conservate digitalmente le scansioni, ovvero una volta applicata la firma digitale e la marca temporale, è possibile distruggere la copia originale in formato cartaceo.

I formati standard della conservazione digitale sono: XML, PDF, TIFF JPG, TXT, Office Open XML, Open Document Format e Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME).

I vantaggi della conservazione sostitutiva

I vantaggi della conservazione sostitutiva sono lampanti se pensiamo innanzitutto che la maggior parte dei documenti oggi nasce già da sistemi digitali (foto, video, fatture, lettere). Pertanto i vantaggi della conservazione digitale sono:

• Risparmio dei costi relativi alla stampa e alla cancelleria grazie all’assenza di documenti cartacei da archiviare;
• Riduzione del margine di errore grazie all’automazione delle procedure informatiche finalizzate alla conservazione;
• Abbattimento dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti;
• Possibilità di esibire facilmente le fatture in caso di controlli fiscali anche a distanza di tempo.

Cosa puoi fare con il gestionale eSolver per i Motori

Grazie al nostro gestionale potrai svolgere le procedure per la conservazione digitale con semplicità, dalla creazione del documento all’applicazione della firma digitale e della marca temporale, fino all’invio del documento nella piattaforma di conservazione, sia essa in house o in outsourcing.

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