Organizzare il lavoro in officina è il metodo migliore per avere tutto sotto controllo ed evitare inconvenienti e sprechi di tempo, che oggi come oggi vale più dell’oro.

Proprio per la gestione del tempo di lavoro oggi andremo ad approfondire l’utilizzo dell’agenda di officina come strumento di pianificazione e ottimizzazione delle attività, al fine di avere una programmazione dei lavori coerente con le proprie tempistiche.

Sul gestionale per officine di eMotori: “eSolver per i Motori – Officina” hai a disposizione un’agenda che è molto di più che un calendario dove appuntare su quale auto lavorare. Vediamo meglio di cosa si tratta e come può essere davvero uno strumento utile per la programmazione dei lavori, partendo da un caso pratico.

Quando arriva un’auto in officina è buona prassi fare l’accettazione del veicolo, in cui andremo a creare l’anagrafica veicolo e cliente se non sono già registrati, successivamente andremo a descrivere le condizioni in cui è arrivato il veicolo e il problema della vettura. Stabiliamo così che tipo di lavoro dobbiamo fare, ovvero quali attrezzature ci servono e quali ricambi.

Dopo aver fatto questo primo quadro in accettazione possiamo fissare all’interno dell’agenda di officina quando fare questo lavoro e lo decideremo in base all’urgenza del lavoro/cliente, in base alla disponibilità delle attrezzature disponibili e dei ricambi. Se il ponte per il giorno in cui volevamo fissare l’appuntamento è tutto il giorno occupato il sistema ce lo notificherà e potremo programmare il lavoro per il primo giorno disponibile. Oppure se il pezzo di ricambio richiede 3 giorni almeno per arrivare, andremo a pianificare il lavoro tra 4 giorni.

Sull’agenda di officina possiamo segnare giorno e ora, il cliente e quale tra i suoi veicoli porta in riparazione. Possiamo assegnare una durata di intervento e delle risorse che possono essere i dipendenti a seconda della loro esperienza oppure attrezzature come ponti, unità mobili, veicolo di cortesia (la lista è personalizzabile).

Nel campo “Dettaglio” andremo ad inserire invece le l’inconveniente principale del veicolo. Una volta salvato l’appuntamento sarà possibile creare una commessa di officina importando i dati direttamente da agenda con la prima riga di inconveniente compilata con ciò che abbiamo inserito nel campo “Dettaglio” in agenda.

Una volta completato il lavoro possiamo tornare sulla nostra agenda e segnare l’appuntamento come completato in modo da vederlo in verde anziché in giallo.

Abbiamo visto come grazie all’agenda di officina l’autoriparatore può distribuire gli interventi nell’arco della giornata, stabilendo preventivamente il tipo di lavoro da svolgere, le attrezzature e i ricambi da preparare, il tempo necessario per terminarlo e con quante risorse a disposizione. In questo modo si evita di far perdere tempo al cliente, che sarà indubbiamente più soddisfatto, e si eliminano tutti gli sprechi possibili.

La funzione di agenda di officina è inclusa anche in eSolver l’app per l’accettazione in mobilità, per cui dopo aver effettuato l’accettazione dal tablet presso il piazzale dell’accettazione o presso il cliente, sarà possibile consultare l’agenda di officina e inserire un nuovo appuntamento.

Se vuoi una dimostrazione del nostro gestionale e dell’app eService basta prenotare una DEMO gratuita con un nostro operatore.