Chissà quante volte avrai pensato: “domani sistemo l’officina!” L’organizzazione, infatti, è il primo passo per migliorare l’efficienza della tua attività

Ovviamente locali puliti e ben sistemati sono un biglietto da visita importantissimo: il primo impatto, come sai, ha il suo peso. Soprattutto per chi decide di affidarti un bene prezioso come l’automobile. Ma un’officina che mira a diventare un punto di riferimento per gli automobilisti della sua zona deve essere preparata e strutturata anche sotto altri punti di vista: procedure, dipendenti, ufficio. Quindi come organizzare l’officina meccanica in modo che ogni intervento, dall’appuntamento fino alla riconsegna dell’auto, possa procedere nel migliore dei modi?

Innanzitutto, concediti del tempo. Meglio se la mattina, a mente libera e dopo un buon riposo. Silenzia il cellulare. Prendi un foglio bianco, una penna e scrivi.

Raccogli tutte le tue idee

Mettere per iscritto tutte quelle idee che, nel corso del tempo, hai pensato di dover fare ma che alla fine hai sempre posticipato, è sicuramente un buon metodo per arrivare a realizzarle. Rifletti sulle azioni che ogni giorno si svolgono nella tua officina: in quale momento spesso si verificano dei problemi? Qual è l’attività su cui si perde troppo tempo? I clienti si sono mai lamentati per qualche disservizio? Segna sul foglio quello che ti passa per la testa e, quando pensi di aver terminato, riponilo in un cassetto.

Aspetta qualche giorno e, nella stessa situazione di tranquillità e mente sgombra, riprendilo. Rileggi, aggiungi altro se necessario e inizia ad analizzare tutti i vari punti evidenziati, con maggiore razionalità. Qual è l’aspetto, o gli aspetti, che possono davvero fare la differenza: assumere un’altra persona per la gestione amministrativa? Oppure un nuovo operatore per le riparazioni? Organizzare un corso interno per migliorare alcune procedure del lavoro? O magari andare avanti con l’acquisto di nuove attrezzature? Prepara una lista a seconda delle priorità.

Procedi passo dopo passo

Procedere per punti ti permette non solo di fare chiarezza, ma ti consente anche di non perdere di vista, tra i mille impegni quotidiani (e non solo lavorativi), le azioni necessarie per ottimizzare il lavoro in officina, migliorare l’efficienza e, di conseguenza, eliminare gli sprechi. Se hai qualcuno con cui confrontarti – come un socio, un mentore, un collega di cui ti fidi particolarmente – parlane con lui. Il confronto è sempre utile per trovare nuovi spunti, oppure per avere la conferma che alcuni provvedimenti siano effettivamente necessari.

Un gestionale per organizzare l’officina meccanica

eSOLVER per i Motori Officina è la soluzione pensata proprio per le esigenze delle officine di riparazione, sia generiche che autorizzate. Consente di poter gestire veicoli, risorse e lavorazioni tramite le varie funzionalità e di ottenere anche delle statistiche dei dati inseriti in tutti gli archivi. Rappresenta un valido aiuto per ordinare i vari comparti dell’officina e fare in modo che lavorino insieme in completa sintonia.

Inoltre la “Gestione agenda” permette di memorizzare gli impegni su un calendario elettronico, così da pianificare gli appuntamenti e distribuire i carichi di lavoro durante l’intera settimana. Utile per segnare i piccoli cambiamenti che desideri effettuare sempre nell’ottica della lista da te realizzata: ossia come organizzare l’officina giorno per giorno!

Il gestionale ha anche altri vantaggi:

• l’integrazione alla banca dati TecDoc;
• l’aggiornamento dei tariffari on line;
• la gestione della commessa integrata con il magazzino ricambi, i tempari, i listini di casa madre;
• la ricerca per targa;
• le politiche commerciali.